D’après vous, combien de fois ai-je entendu ce genre de réponses lorsque j’ai posé des questions sur les performances financières d’un client?

« Oh, je ne suis pas douée pour les chiffres. »
« Je ne suis pas sûre… C’est mon comptable qui s’occupe de toutes les questions d’argent. »
« Nous venons de recevoir du comptable les données financières de l’an dernier (qui datent maintenant de 11 mois), voyons si je peux les trouver… »

Réponse : oui, beaucoup! C’est comme si le client se mettait les doigts dans les oreilles et criait « LA LA LA LA LA! ».

Et oui, je comprends. Nous n’avons pas toutes fait des études de commerce, et il peut être assez déconcertant d’essayer d’en savoir plus sur nos finances. Vous avez des choses plus importantes à faire, n’est-ce pas? Par exemple, augmenter les ventes, négocier avec les fournisseurs, remédier à une pénurie de personnel — bref, faire tourner votre entreprise…

Et pourtant, si vous n’êtes pas au courant des chiffres qui régissent votre entreprise, ce n’est pas vous qui exploitez l’entreprise, c’est l’entreprise qui vous exploite.

Il est quasiment impossible de faire croître son entreprise sans en connaître les rouages financiers à mesure qu’elle prend de l’ampleur, car on ne sait pas à quoi s’en tenir. C’est comme essayer de préparer un dîner sans savoir ce qu’il y a dans les placards.

Dans l’article d’aujourd’hui sur les compétences commerciales, je vais aborder les principales raisons pour lesquelles vous devriez vous efforcer de comprendre vos finances, la fréquence à laquelle vous devriez les examiner et la manière dont vous pouvez mettre un plan en œuvre.

Pour plus de détails pratiques sur la manière d’améliorer vos connaissances financières, consultez notre guide : Gestion financière pour les petites entreprises.

Pourquoi devriez-vous vous efforcer de comprendre les finances de votre entreprise?

Saisie de données versus gestion financière

Certaines entrepreneuses ne se préoccupent guère de la gestion financière. Elles laissent à leur teneur de livres le soin de saisir les dépenses et les recettes dans un logiciel comptable et à leur comptable le soin de préparer les rapports financiers et les déclarations d’impôts pour ensuite les passer en revue ensemble une fois par an.

Ces activités sont des piliers essentiels de votre entreprise, mais si vous limitez votre gestion financière à ce niveau de saisie de données et de rapports annuels, vous risquez de vous retrouver avec une énorme lacune. Pour que vos données soient vraiment significatives, il faut que quelqu’un examine les chiffres en temps réel, les analyse et utilise ces informations pour éclairer la prise de décision et la stratégie de l’entreprise.

C’est la différence entre la saisie de données et la gestion financière. La bonne nouvelle, c’est qu’il n’est pas nécessaire d’être une experte des chiffres pour les comprendre. Il suffit d’avoir un peu de curiosité et de s’entourer des bonnes personnes pour se faire aider.

Pourquoi faut-il consacrer du temps à la gestion financière?

D’accord, vous savez que vous devriez consacrer plus de temps à surveiller vos finances. Voici quelques raisons (que nous espérons convaincantes) d’y consacrer du temps.

Cela vous fournira des informations pour la prise de décisions.

La gestion financière peut vous aider :

• Suivre l’évolution de vos marges : au fil du temps, vos dépenses peuvent commencer à augmenter (surtout dans le contexte actuel marqué par l’inflation). En surveillant vos finances, vous aurez une meilleure idée du profit que vous réalisez sur chaque unité vendue, ce qui vous aidera à décider si vous devez ou non augmenter vos prix.
• Suivre les tendances : il est parfois aisé d’effectuer certaines tâches en mode automatique, comme le paiement des factures et la signature des fiches de paie. Si vous examinez régulièrement vos états financiers et les comparez aux résultats antérieurs, vous pouvez suivre les tendances et déterminer quand un changement s’impose. Peut-être que le coût de vos ingrédients est en forte hausse? Ou bien votre facture de téléphone a-t-elle augmenté? Si vous vous en apercevez plus tôt, vous aurez plus de temps pour réagir et vous adapter. Si vous vous en apercevez plus tôt, vous aurez plus de temps pour réagir et vous adapter. De même, vous avez peut-être remarqué dans vos rapports que certaines périodes de l’année sont plus achalandées que d’autres : comment pouvez-vous tirer parti de cette tendance pour l’année prochaine?
• Comprendre votre capacité à faire de nouveaux investissements : vous rêvez peut-être d’ouvrir une nouvelle succursale ou d’embaucher un nouveau membre du personnel. Avant de franchir le pas, vos données financières seront une excellente source d’informations pour vous indiquer si le bon moment est venu.

Cela vous aidera à comprendre vos besoins en liquidités :

Il est vrai que le principal problème financier auquel sont confrontées la plupart des entrepreneuses est celui de l’équilibre des flux de trésorerie. Vous avez peut-être eu un mois de ventes record, mais si vous venez aussi de passer une grosse commande de stock et de payer vos impôts (sans oublier que vous avez dû réparer une fuite au plafond), vous risquez de vous retrouver à court de liquidités.

C’est l’une des principales raisons pour lesquelles les entrepreneuses devraient consacrer du temps à la gestion financière. En passant régulièrement en revue vos rentrées et sorties de fonds réelles et prévues, vous pouvez prévoir les difficultés de trésorerie à venir et prendre des mesures pour combler le déficit à l’avance (comme appeler votre prêteur pour obtenir un prêt commercial ou une ligne de crédit).

Cela vous aidera à garder une relation de confiance avec votre prêteur.

Le fait d’avoir vos informations financières à portée de main vous aidera à entretenir de bonnes relations avec les partenaires puisque les bonnes relations avec vos partenaires sont importantes pour vous. Par exemple, si vous souhaitez demander un prêt, votre prêteur exigera des états financiers à jour.

Si ces informations ne sont pas disponibles, vous risquez d’avoir du mal à obtenir un financement. Par ailleurs, une fois que vous aurez obtenu un prêt, votre prêteur s’attendra à ce que vous lui fournissiez des rapports réguliers — et il est toujours bon de garder la confiance de votre prêteur.

Cela vous aidera à gérer les dettes et les créances.

Garder le contrôle de vos finances vous aidera également à entretenir des relations solides avec d’autres partenaires, tels que vos fournisseurs. En passant régulièrement en revue vos finances, vous pouvez surveiller les paiements à vos fournisseurs qui sont restés impayés et élaborer une stratégie pour régler le compte. Vous pouvez également savoir qui vous doit de l’argent et vous renseigner sur la date à laquelle vous pouvez vous attendre à recevoir un paiement.

À quelle fréquence devez-vous examiner vos finances?

La plupart des entrepreneuses font déjà une évaluation annuelle, mais à part cela, la fréquence de l’évaluation de vos finances dépend de la nature de votre entreprise et du calendrier de vos recettes et dépenses. Chaque entrepreneuse devrait s’asseoir pour passer en revue ses comptes de manière approfondie au moins une fois par mois, puis une fois par trimestre et une fois par an.

Voici d’autres éléments à prendre en compte :

• Examen hebdomadaire : si votre commerce est axé sur le volume, comme un restaurant ou un magasin de détail, vous devez absolument examiner vos ventes sur une base hebdomadaire. Si vous travaillez avec de l’argent liquide et des cartes de crédit, vous effectuez déjà des règlements à la fin de chaque journée; trouvez donc un moyen de faire le suivi de ces informations. Votre système de point de vente peut déjà vous fournir des rapports, utilisez-les! Assurez-vous également de bien comprendre ce qui est inclus dans vos rapports. Les frais d’expédition et la TPS sont-ils inclus? Ce ne sont pas des recettes, alors tenez-en compte.
• Examen mensuel : chaque mois, toutes les entreprises devraient prendre le temps de s’assurer que toutes les recettes et les dépenses sont à jour et de préparer un rapport sur les indicateurs les plus importants. Un grand nombre de vos dépenses fixes seront payées sur une base mensuelle, de sorte que ce niveau de rapport vous donnera une vue d’ensemble des performances du mois. Cet examen ne doit pas prendre beaucoup de temps, et plus souvent vous le ferez, plus vous serez en mesure d’effectuer l’examen mensuel rapidement.
• Examen trimestriel : le niveau d’examen suivant est trimestriel. C’est le moment de rencontrer votre comptable (si vous en avez un) pour discuter des tendances et des résultats à un niveau plus général et décider si les résultats nécessitent un changement de stratégie. Revenez sur vos objectifs pour l’année — êtes-vous sur la bonne voie d’après la façon dont les choses se déroulent jusqu’à présent? Si ce n’est pas le cas, quelles sont les opportunités les plus prometteuses pour vous remettre sur la bonne voie?

Comment pouvez-vous commencer à améliorer votre gestion financière dès aujourd’hui?

Compiler vos données

Une bonne gestion financière commence par une bonne saisie des données financières. Peut-être avez-vous déjà l’habitude de saisir vos recettes et vos dépenses dans une feuille Excel, ou peut-être conservez-vous tous vos reçus dans un dossier quelque part pour que votre teneur de livres puisse les enregistrer? C’est un bon début! Toutefois, pour tirer le meilleur parti de ces données, vous devez également disposer d’un moyen de les compiler et de les examiner de manière opportune et pertinente.

Utiliser un logiciel de comptabilité

Voilà pourquoi il est essentiel d’envisager l’utilisation d’un logiciel de comptabilité — ET (surtout) d’apprendre à en tirer des rapports. Si vous utilisez Excel, vous passez probablement à côté de la puissante capacité du logiciel à découper et à compiler vos données. Il peut prendre en charge toutes les tâches ardues que vous effectuez peut-être à la main. Et combien d’argent économisez-vous en renonçant à un abonnement au prix de 20 $? Combien vaut votre temps?

Si vous utilisez les services d’un teneur de livres, il y a de fortes chances qu’il ait déjà mis en place pour vous un logiciel de comptabilité. Et c’est tant mieux! Cela signifie que vous pouvez également commencer à utiliser le logiciel. Demandez à votre teneur de livres de vous guider tout au long du processus et choisissez quelques rapports clés à consulter. Planifiez dans votre calendrier une date pour sortir ces rapports, puis examinez-les. Cet investissement en temps en vaut la peine. Cet investissement en temps en vaut la peine.

Choisir vos conseillers financiers avec soin

Enfin, la ressource la plus importante dont vous disposerez au cours de ce voyage sont vos conseillers financiers, alors choisissez-les avec soin. Avant de choisir un teneur de livres ou un comptable, assurez-vous qu’ils connaissent bien votre secteur d’activité — cela peut faire une grande différence.

Assurez-vous que vous vous sentez à l’aise avec eux — vous ne devez pas hésiter à poser une question « ridicule » et ils doivent être capables de communiquer avec vous sans utiliser trop de jargon financier. Vous devez également être sûre qu’ils seront à votre disposition lorsque vous en aurez besoin. Certains professionnels de la finance se concentrent sur le travail avec les petites et moyennes entreprises, ce qui peut être une meilleure solution que de s’adresser à une grande entreprise qui ne sera peut-être pas en mesure de vous apporter le soutien dont vous avez besoin.

Le plus important est de commencer! ! J’espère que ces informations vous aideront à prendre confiance en vous et à adopter une approche plus pratique à l’égard de vos finances. Et surtout, restez curieuse!